Jak poprawnie wystawiać faktury

2. Co musi zawierać faktura?

• napis “faktura” oraz numer dokumentu,
• datę wystawienia dokumentu,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość i rodzaj wykonanych usług,
• nazwę, adres sprzedawcy i nabywcy,
• NIP sprzedawcy i nabywcy,
• stawkę i podatek jakim objęty jest towar, 
• cenę netto towaru,
• cenę brutto, 
• kwotę należności ogółem wyrażony cyframi i słownie,
• kod grup towarowych GTU.

3. Kto musi wystawiać faktury?

Fakturę wystawiamy zawsze gdy, zostaniemy o to poproszeni przez klienta, jeśli natomiast takiej potrzeby nie zgłosi, wystarczającym dowodem sprzedaży jest paragon lub rachunek.

Do wystawiania faktur są zobowiązani płatnicy VAT czyli osoby, które są zarejestrowane jako czynny podatnik VAT i prowadzą JDG sprzedając swoje usługi lub produkty i eksportując lub importując towary. Faktury z reguły są wystawiane przez przedsiębiorców dla przedsiębiorców. Natomiast jeśli jesteśmy zwolnieni z podatku VAT, również wystawiamy fakturę, gdy poprosi nas o to klient przed upływem 3 miesięcy od wydania towaru, jednak musimy zamieścić na niej dodatkowo przepis, który nas z tego podatku zwalnia.

Aby wystawić fakturę musisz poprosić o NIP przedsiębiorcy, zanim wystawisz rachunek, tak samo jeśli sam jej potrzebujesz musisz o tym uprzedzić przed wystawieniem paragonu.

Wystawiając rachunek dla osoby fizycznej, a nie osoby prowadzącej działalność, również możemy sporządzić fakturę. Wtedy nie wpisujemy NIP-u, którego osoba fizyczna prawdopodobnie nie będzie posiadać, nie ma również obowiązku umieszczania numeru PESEL. Należy na takiej fakturze wpisać datę, nr faktury, imię i nazwisko, adres i wszystkie dane sprzedawcy.

4. Terminy wystawiania

Co do terminu wystawiania faktur nie ma wątpliwości, jest jasno opisane, że należy wystawić dokument sprzedaży do 15. dnia od końca miesiąca w którym została wykonana usługa lub sprzedaż, czyli sprzedając towar/usługę w styczniu, musimy wystawić za to fakturę do 15. dnia następnego miesiąca. Tak samo w przypadku zgłoszenia żądania o wystawienie faktury, wystawiamy ją nie później niż do 15. dnia od dnia zgłoszenia, jeśli zgłoszenie wpłynęło w innym miesiącu niż ten w którym wydano towar.

Oczywiście istnieją wyjątki za które faktury wystawiamy w innych terminach:

• usługi budowlane i montażowe – fakturę należy wystawić do 30. dnia od dnia wykonania usług,
• dostawy m.in. książek drukowanych – fakturę wystawia się do 60. dnia od dnia wydania towarów,
• czynności polegające na drukowaniu m.in. książek – fakturę wystawia się do 90. dnia od dnia wykonania czynności,
• dostawy energii elektrycznej, cieplnej oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 – fakturę należy wystawić z upływem terminu płatności.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Od 1 stycznia 2022 roku w Polsce, jako czwartym kraju w Europie został wprowadzony system e-Faktur z którego mogą już korzystać przedsiębiorcy. Jest to trzeci sposób dokumentowania sprzedaży akceptowany tak samo jak faktury papierowe i elektroniczne. Najważniejszą zaletą tego systemu, pomijając wygodę i łatwy dostęp do archiwum swoich faktur, jest szybsze otrzymanie zwrotu VAT przez przedsiębiorcę. Na tę chwilę korzystanie z systemu jest dobrowolne, ale są plany, aby w 2023 roku wprowadzić e-Faktury do powszechnego zastosowania.

5. Co jeśli pomylimy się przy wypełnianiu faktury?

Co zrobić jeśli zauważysz pomyłkę na wystawionej fakturze? Co jeśli klient zwróci towar? Są sytuacje w których musimy wprowadzić zmiany do faktur, wtedy właśnie wystawiamy fakturę korygującą. Wystawiajmy ją jeśli po wypisaniu pierwotnej faktury:

• udzielisz rabatu,
• zauważysz pomyłkę w cenie lub innej pozycji,
• kupujący zwrócił Ci towar,
• zwróciłeś całość lub część zapłaty,
• zapomniałeś uzupełnić pewnych informacji, które, jak się okazało, masz obowiązek podać.

Aby taka faktura korygująca liczyła się prawnie należy na niej umieścić słowo “korekta” lub “faktura korygująca” i uzupełnić resztę informacji tym razem bez pomyłek.

6. Kiedy nie trzeba wystawiać faktury?

Zdarzają się sytuacje w których faktura, po prostu nie jest potrzebna. Na przykład, gdy rozliczamy się z osobą nieprowadzącą własnej działalności gospodarczej i nie zostaniemy przez nią o wystawienie wyraźnie poproszeni. Jeśli natomiast, taka osoba poprosi o fakturę, ale po upływie 3 miesięcy od otrzymania towaru, możemy fakturę wystawić lecz nie mamy już takiego obowiązku.

Przedsiębiorca, który chce sprzedać coś co należy do jego prywatnego majątku również nie musi wystawiać na to faktury, gdyż nie występuje w tej sytuacji jako podatnik VAT.