Jesteś zmuszony do wypełniania masy papierkowej roboty? Opłacanie podatków, uzupełnianie dokumentów czy rozliczanie faktur, stało się już nieodzowną częścią Twojego życia? Nie musisz zostawać z tym sam.
Z tego artykułu dowiesz się w jaki sposób wybrać księgową lub biuro rachunkowe, które będzie dla Ciebie wsparciem.
W czym może Cię wyręczyć księgowa lub biuro rachunkowe ?
Pierwsze pytanie, to po co właściwie jest mi księgowa? Księgowa, czy też biuro rachunkowe jest wsparciem w każdej kwestii prowadzenia działalności gospodarczej. Może oferować obsługę finansowo-księgową, kadrowo-płacową, pomoc doradczą oraz pełnić rolę reprezentacyjną w razie kontroli z urzędu. Wszystko zależy od oferty konkretnego biura oraz Twoich potrzeb jako przedsiębiorcy.
Zakres wsparcia ze strony księgowości jest bardzo szeroki, ale najważniejsze co księgowa zrobi za Ciebie, to rozliczanie podatków, prowadzenie ksiąg, ewidencja przychodów i rozchodów oraz tworzenie sprawozdań finansowych. Księgowa może nawet pomóc Ci założyć firmę lub zrobi to za Ciebie. Również doradztwo w kwestii co możesz odliczać od kosztów prowadzenia działalności, wysyłanie deklaracji, informowanie czy musimy płacić ZUS i jaką kwotę, jest zadaniem, które możesz delegować księgowej.
Czym sugerować się wybierając księgową?
- Czy księgowa lub biuro ma OC?
Kto odpowiada za poprawność obliczeń i opłat? W obu przypadkach odpowiedzialność ponosi zawsze przedsiębiorca, co oznacza, że nie jest ważne jaki błąd popełni księgowa konsekwencje ponosi osoba odpowiedzialna za firmę. Dlatego sprawdzając biuro rachunkowe, musisz dowiedzieć się czy posiada ono ubezpieczenie OC. To ubezpieczenie jest niezbędne w sytuacji, gdy księgowa popełni błąd w wyliczeniach, a w efekcie przedsiębiorca dostanie mandat. Co zapewni ubezpieczenie OC? Jeśli przedsiębiorcy uda się udowodnić, że powodem pomyłki jest błąd księgowej, może ubiegać się o odszkodowanie, które jest wypłacane właśnie z tej polisy.
- Czy cena jest zależna od ilości dostarczonych księgowej dokumentów?
Kolejna rzecz na którą zwracamy uwagę to cena, a jest ona bardzo różna bo zależna od oferty biura i naszych potrzeb. Nikt nie lubi przepłacać, a więc staramy się wybierać oferty atrakcyjne cenowo, tylko czy to się nam opłaci?
Na cenę składa się kilka rzeczy, są to m.in:
- ilość przekazywanych dokumentów,
- doświadczenie księgowych,
- certyfikaty
- oraz dodatkowe usługi.
Warto o tym pamiętać, ponieważ może okazać się, że biuro z pozoru tanie, po doliczeniu opłat za, na przykład, przekroczenie limitu zleconych faktur w miesiącu, staje się dość drogie.
- Jakie doświadczenie powinna posiadać księgowa?
Księgowe pracujące w biurach lub oferujące swoje usługi prywatnie, mogą potwierdzić umiejętności zawodowe wykształceniem lub certyfikatem. Dobrze widziane u księgowej jest wykształcenie wyższe magisterskie, ponieważ osoby, które je mają, ukończyły specjalizację zapewniającą odpowiednią wiedzę do prowadzenia firmowych finansów. Możemy poprosić księgową o okazanie dokumentów potwierdzających posiadanie wykształcenia.
Do 2004 roku biura rachunkowe musiały posiadać certyfikat księgowy pozwalający na prowadzenie ksiąg i doradztwa podatkowego. W tej chwili taka certyfikacja nie jest wymagana. Członkostwo w Stowarzyszeniu Księgowych jest kolejną zaletą. Jeśli księgowa należy do takiego stowarzyszenia, mamy pewność, że jest na bieżąco z wszelkimi przepisami oraz posiada aktualną wiedzę i szkolenia.
- W jaki sposób biuro/księgowa komunikuje się z klientem?
Czymś co może zaważyć na Twojej decyzji o podjęciu współpracy z biurem, jest sposób komunikacji. Dla wielu osób, ważny jest bezpośredni kontakt i możliwość zadzwonienia lub wysłania szybkiego maila do księgowej. Musimy więc dowiedzieć się jakie standardy ma biuro rachunkowe lub księgowa, którą chcemy zatrudnić. Do checklisty należy więc dopisać pytanie: czy mamy możliwość kontaktowania się ad hoc, czy może kontakt jest ograniczony do minimum?
W przypadku gdy chcemy prowadzić swoją księgowość za pomocą usługi online, nie ma co liczyć na kontakt z osobą odpowiedzialną za nasze rozliczenia, dla niektórych może to być plus, ale dla innych bardzo duży minus.
- Czy księgowa będzie reprezentować nas w razie kontroli z urzędu?
Nie w każdym przypadku księgowa może nas reprezentować w sytuacji kontroli z Urzędu Skarbowego. Jeśli księgowa lub biuro rachunkowe oferuje u siebie usługę reprezentacyjną, musimy to zweryfikować. Zgodnie z art. 3 ust 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym, podmiotami uprawnionymi do zawodowego wykonywania czynności w zakresie reprezentowania podatników przed organami administracji publicznej z zakresu ich obowiązków podatkowych, są osoby fizyczne wpisane na listę doradców podatkowych, adwokaci i radcowie prawni. A więc jeśli Twoja księgowa nie będzie doradcą podatkowym czy też radcą prawnym, nie może być osobą reprezentującą Cię w Urzędzie. Trzeba więc sprawdzać czy opcja reprezentacji i pomocy ze strony księgowej, w takiej sytuacji jak kontrola, będzie faktycznie możliwa.
- Czy warto polegać na opiniach?
Poza kwestiami technicznymi i merytorycznymi, warto wziąć pod uwagę rekomendacje znajomych oraz poszukać opinii w internecie i na forach. Możemy wtedy trafić na kontakt do sprawdzonego już miejsca.
A więc, podsumujmy…
Księgowa wykona za nas wszelkie obliczenia składek, rozliczy księgi, założy firmę i będzie nas reprezentować w razie kontroli z urzędu. Wybierając księgową, bądź biuro rachunkowe, kierujemy się nie tylko ceną, ale również doświadczeniem, które posiada w naszej branży i posiadanym ubezpieczeniem OC w razie pomyłek. Sprawdzamy sposób komunikacji z biurem oraz sposób dostarczania przez nas dokumentów. Ale co najważniejsze dla Ciebie, jako początkującego przedsiębiorcy, sprawdzamy czy nasza przyszła księgowa jest otwarta na kontakt, pomoc w razie nagłych pytań i nieprzewidzianych czy niejasnych dla nas sytuacji.
Kolejny temat, który poruszymy w #SimpleStart, aby wesprzeć Wasze wejście w świat przedsiębiorców, to jak poprawnie wystawiać faktury. Zaglądajcie i czytajcie!