Obowiązek informacyjny dla współpracowników i Partnerów Simple.pl

Obowiązek informacyjny dla współpracowników i Partnerów Simple.pl

Spełniając nasz prawny obowiązek, wynikający z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) przekazujemy Państwu informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w określonym celu.

Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych naszych obecnych, byłych oraz potencjalnych Partnerów i Współpracowników jest Simple.pl Sp. Z o. o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Mokotowskiej 1. 

Z administratorem można skontaktować się w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: biuro@simple.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres: Simple.pl Sp. Z o. o., Warszawa 00-640, ul. Mokotowska 1.

Inspektor Ochrony Danych

Ochrona danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mają Państwo prawo się kontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi. Z Inspektorem można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: iod@simple.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres: Simple.pl Sp. Z o. o., Warszawa 00-640, ul. Mokotowska 1, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych. 

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych 

Dane osobowe przetwarzamy zawsze w oparciu o określoną przesłankę legalności. Zazwyczaj przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi, realizacją podpisanej umowy, spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. 

Możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody. Zawsze, gdy przetwarzanie oparte jest na wyrażonej zgodzie prosimy Państwa o jej wyrażenie w sposób jasny, przejrzysty i czytelny. Wyrażoną zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych skutków dla Państwa. 

W poniższej tabeli prezentujemy cele, podstawy legalności, zakres oraz czas przetwarzania Państwa danych osobowych.

Podstawa

Czynność

Zakres danych osobowych

Okres przetwarzania

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO

Dane przetwarzane na podstawie zgody, osoby której dane dotyczą.

  • wysyłka faktur drogą elektroniczną
  • wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną (np. za pośrednictwem wiadomości

 e-mail).

  • przekazywanie informacji handlowych drogą telefoniczną.
  • adres e-mail
  • numer telefonu
  • Do wycofania udzielonej zgody lub do zakończenia celu w jakim dane są przetwarzane

Art. 6  ust. 1 lit. b) RODO

Dane przetwarzane do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy

  • czynności podejmowane przed zawarciem umowy.
  • realizacja podpisanej umowy
  • obsługa płatności i rozliczeń
  • dane osobowe (np. imię i nazwisko);
  • dane podmiotowe (np. nazwa i adres podmiotu, dane osoby reprezentującej); 
  • dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail); 
  • dane transakcyjne (np. dane dotyczące płatności zobowiązań, dane rachunku bankowego); 
  • dane kontraktowe (np. dane wynikające z podpisanych umów, porozumień́); 
  • dane dotyczące powiazań prawnych (np. informacje niezbędne do realizacji dyspozycji zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, upoważnieniem); 
  • 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy

Art. 6 ust. 1 lit. c)  RODO

Dane przetwarzane w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze 

  • Przechowywanie dokumentów np. dowodów księgowych
  • Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i wspieraniu terroryzmu.
  • dane osobowe (np. imię̨ i nazwisko, adres zameldowania/zamieszkania); 
  • dane podmiotowe (np. nazwa i adres podmiotu, dane osoby reprezentującej); 
  • dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail); 
  • dane identyfikacyjne (np. numer i seria dowodu osobistego, numer PESEL, numer NIP); 
  • dane transakcyjne (np. dane dotyczące płatności zobowiązań́, dane rachunku bankowego); 
  • Okres określa przepis prawa, np. w przypadku konieczności przechowywania dowodów księgowych jest to 5 lat, liczone od kolejnego roku po zakończeniu zobowiązania.

Art. 6  ust. 1 lit. f) RODO

Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

  • Prowadzenie marketingu produktów lub usług własnych w okresie trwania umowy. 
  • konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami.
  • Udzielanie odpowiedzi na pisma, skargi i reklamacje
  • dane korespondencyjne (np. treść korespondencji). 
  • dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji); 
  • dane dostępne publicznie (np. dane zawarte w CEiDG lub KRS).
  • Dane niezbędne w zakresie koniecznym do ustalenia faktów w związku z powstałym roszczeniem
  • Do 6 lat lub do zakończenia celu w jakim dane są przetwarzane oraz rzez okres trwania roszczenia lub czasu jego przedawnienia na podstawie przepisów prawa

Dobrowolność lub obowiązek podania danych osobowych 

W sytuacji, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje przed zawarciem umowy lub w związku z zawartą umową (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w związku z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń oraz udzieleniem odpowiedzi na pisma lub reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. zawarcie umowy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić zawarcia umowy lub zawrzeć ją na mniej atrakcyjnych warunkach, w tej sytuacji mamy również prawo nie odpisać na złożone pismo lub reklamację.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu np. wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy pamiętać, że mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofniecie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem. 

Udostępnianie danych osobowych 

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy: 

  • odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową, 
  • odbiorcami są inne podmioty w zakresie: 

−  dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych; 

−  wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiazywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych; 

−  ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa. 

  • wyrazili Państwo zgodę na takie udostępnienie

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się̨ taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne. 

Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych 

Prawo

Podstawa

Opis

wycofanie zgody

Art. 7 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

informacja o przetwarzaniu danych osobowych i uzyskania kopii danych

Art. 15 RODO

Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Administrator na żądanie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.

sprostowanie danych

Art. 16 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. 

usunięcie danych

Art. 17 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określona w art. 17 RODO

ograniczenia przetwarzania

Art. 18 RODO

Osoba, której dane dotyczą może żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych).

przenoszenie danych

Art. 20 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi.

sprzeciw

Art. 21 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do skargi

Art. 77 RODO

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. Z administratorem można się skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: biuro@simple.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres: Simple.pl Sp. Z o. o., Warszawa 00-640, ul. Mokotowska 1, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych. 

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych możesz swoje zastrzeżenia wnieść do Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: iod@simple.pl 

Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, a ich przetwarzanie nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.