Obowiązek informacyjny dla pracowników Simple.pl

Obowiązek informacyjny dla pracowników Simple.pl

Spełniając nasz prawny obowiązek, wynikający z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) przekazujemy Państwu informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w określonym celu.

Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych naszych obecnych oraz byłych Pracowników jest Simple.pl Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Mokotowskiej 1. 

Z administratorem można skontaktować się w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: biuro@simple.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres: Simple.pl Sp. z o. o. Warszawa 00-640, ul. Mokotowska 1.

Inspektor Ochrony Danych

Ochrona danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mają Państwo prawo się kontaktować w sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi. Z Inspektorem można się skontaktować w formie elektronicznej pisząc na adres e-mail: iod@simple.pl lub tradycyjnej wysyłając korespondencję na adres: Simple.pl Sp. z o. o., Warszawa 00-640, ul. Mokotowska 1, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych 

Dane osobowe przetwarzamy zawsze w oparciu o określoną przesłankę legalności. Przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z nawiązaniem stosunku pracy Pani / Pana w Spółce, a także w związku ze spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisów prawa, zawartej umowy lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. 

Możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody. Zawsze, gdy przetwarzanie oparte jest na wyrażonej zgodzie prosimy Państwa o jej wyrażenie w sposób jasny, przejrzysty i czytelny. Wyrażoną zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych skutków dla Państwa. 

Dane osobowe przetwarzamy w celach: 

  • zawarcia i realizacji umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; 
  • prowadzenia dokumentów kadrowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; 
  • wypłaty wynagrodzeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a) i b) RODO; 
  • prowadzenia analiz i statystyk, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
  • ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
  • udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO.

Przetwarzanie danych oparte jest na: 

  • wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
  • podstawie umowy i wewnętrznych regulaminów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, 
  • obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, wynikającym w szczególności z przepisów prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, np.: 

−  Ustawy kodeks pracy z dnia 26 czerwiec 1974 r., 

−  Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1996 r. 

−  Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r.,

−  Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

−  Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996r. w sprawie prowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń́ lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, 

−  Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. 

  • prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. 

Dobrowolność lub obowiązek podania danych osobowych 

W sytuacji, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych następuje w związku z zawartą umową (art. 6 ust. 1 lit. b), w związku z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c), lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń oraz udzieleniem odpowiedzi na pisma lub reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. zawarcie umowy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić zawarcia umowy.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu np. wysyłanie informacji drogą elektroniczną, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy pamiętać, że mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielonej zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem. 

Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są̨ przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę̨ trzecią. 

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą̨ być przechowywane: 

−  dane retencyjne (korespondencja) – 12 miesięcy. 

−  dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa w zakresie wynikającym z prowadzenia akt pracowniczych – 10 lat;

−  dane przetwarzane na podstawie ustawy o rachunkowości w zakresie rozrachunków z pracownikami – 10 lat; 

−  dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – 6 lat; 

−  dane przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, osoby, której dane dotyczą̨ – do wycofania zgody lub ustania celu ich przetwarzania; 

Udostępnianie danych osobowych 

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy: 

  • odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową, 
  • odbiorcami są inne podmioty w zakresie: 

−  dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych; 

−  wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiazywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych; 

−  ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa. 

  • wyrazili Państwo zgodę na takie udostępnienie

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się̨ taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne. 

Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych 

Prawo

Podstawa

Opis

wycofanie zgody

Art. 7 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

informacja o przetwarzaniu danych osobowych i uzyskania kopii danych

Art. 15 RODO

Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Administrator na żądanie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.

sprostowanie danych

Art. 16 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. 

usunięcie danych

Art. 17 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określona w art. 17 RODO

ograniczenia przetwarzania

Art. 18 RODO

Osoba, której dane dotyczą może żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych).

przenoszenie danych

Art. 20 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi.

sprzeciw

Art. 21 RODO

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do skargi

Art. 77 RODO

Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. Z administratorem można się skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: biuro@simple.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres: Simple.pl Sp. Z o. o., Warszawa 00-640, ul. Mokotowska 1, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych. 

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych możesz swoje zastrzeżenia wnieść do Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres e-mail: iod@simple.pl 

Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, a ich przetwarzanie nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.